Zuerst klären, wodurch ein Betrag entsteht
Eine Rechnung sollte nicht der erste Ort sein, an dem das Team über das Abrechnungsmodell nachdenkt. Schon bei Projektbeginn braucht es eine verständliche Antwort: Entsteht der Betrag durch dokumentierte Zeit, durch einen vereinbarten Umfang oder durch einen wiederkehrenden Zeitraum? Zusatzleistungen und Änderungen benötigen einen eigenen Entscheidungsweg.
Dieser Leitfaden beschreibt mögliche Arbeitsabläufe. Er bestätigt nicht, welche Modelle in welcher OOKI-Version verfügbar sind. Für eine Produktauswahl sollten Konfiguration und Ergebnis anhand eines passenden Testprojekts überprüft werden.
Drei Modelle, drei unterschiedliche Leistungsgrundlagen
| Modell | Grundlage im Beispiel | Besonders zu klären |
|---|---|---|
| Zeitbasierte Abrechnung | Geprüfte Tätigkeiten × vereinbarter Satz | Abrechenbarkeit, Rundung und Zeitraum |
| Pauschale | Vereinbarter Umfang und Auslöser | Was ist enthalten, was ist eine Änderung? |
| Wiederkehrende Vereinbarung | Definierter Zeitraum und Leistungspaket | Beginn, Ende und Umgang mit Zusatzleistungen |
Beispiel: Warum die interne Zeitsumme kein Rechnungsbetrag ist
Im Projekt „Nordlicht Relaunch“ wurden 110 Minuten erfasst. Davon sind 90 Minuten im Beispiel zur Abrechnung vorgesehen. Bei 120 Euro pro Stunde ergibt sich eine Leistungsbasis von 180 Euro netto. Die verbleibenden 20 Minuten bleiben Teil der internen Aufwandssicht.
Ein zweites Projekt wird mit einer vereinbarten Pauschale abgerechnet. Dort hilft die Zeitbetrachtung der internen Kalkulation, bestimmt aber nicht automatisch die Rechnungshöhe. Würde das Team denselben Stundenexport für beide Projekte verwenden, könnte es das vereinbarte Modell übergehen.
Vor dem Erstellen des Entwurfs prüft die Projektleitung daher die Zuordnung zum Modell. Finance prüft anschließend den konkreten Entwurf mit Empfänger, Leistungsbeschreibung, Betrag und weiteren erforderlichen Angaben. Diese Aufgaben ergänzen sich; sie sind nicht austauschbar.
Vier Übergaben zur Rechnung
Leistungsbasis festhalten
Zeitraum, ausgewählte Leistungen und geprüften Stand festlegen. Bereits übernommene Leistungen identifizierbar halten, damit ein erneuter Lauf keine unbeabsichtigte Doppelübernahme erzeugt.
Entwurf erzeugen
Die vereinbarte Berechnung auf die geprüfte Grundlage anwenden. Ein Entwurf bleibt ein Entwurf, auch wenn sein Layout bereits fertig aussieht.
Eigenständig prüfen
Empfänger, Beschreibung, Mengen, Preise und weitere Angaben am entstandenen Dokument kontrollieren. Eine gültige Quelldatei ersetzt diese Prüfung nicht.
Versand und Status trennen
Festhalten, ob ein Dokument geprüft, versendet oder bezahlt ist. Das Herunterladen einer PDF-Datei belegt keinen Versand und erst recht keinen Zahlungseingang.
Korrekturen dürfen den Ursprung nicht verschleiern
Wird eine Rechnungsposition im Entwurf angepasst, sollte daraus nicht unbemerkt eine Änderung der ursprünglichen Zeiterfassung entstehen. Beides hat einen anderen Zweck: Der Zeiteintrag dokumentiert Arbeit, der Entwurf bereitet die Abrechnung vor. Der Bezug zwischen ihnen muss verständlich bleiben.
Nach Versand gelten andere Anforderungen als bei einem unveröffentlichten Entwurf. Das konkrete Korrekturverfahren ist für den jeweiligen Sachverhalt fachlich zu klären. Dieser Ablauf macht deshalb keine pauschale Aussage, dass versendete Rechnungen einfach überschrieben werden dürfen.
Häufige Fragen
Soll jede Aufgabe eine eigene Rechnungsposition werden?
Nicht zwingend. Eine verständliche Zusammenfassung kann sinnvoll sein, wenn der Bezug zur dokumentierten Leistung erhalten bleibt und die Vereinbarung berücksichtigt wird.
Was bedeutet „abrechnungsbereit“?
Der Begriff sollte im Team definiert werden. Sinnvoll ist eine prüfbare Kombination aus vereinbartem Modell, vollständiger Leistungsbasis und geklärten Zuständigkeiten. Ein farbiger Status allein sagt das nicht aus.
Vom Leitfaden ins Beispielprojekt.
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