Mit einer bestimmten Datei beginnen
Prüfe immer einen eindeutig identifizierten Export. Notiere Dateiname, Exportzeitpunkt und Anwendungsversion. Wenn mehrere Exporte denselben Namen tragen, hilft eine Prüfsumme bei der Zuordnung. Sie belegt die Identität der Datei, nicht ihre fachliche Richtigkeit.
Verwende für einen ersten Test fiktive Angaben und einen einfachen, manuell nachvollziehbaren Rechenweg. Das erleichtert die Fehlersuche. Echte Rechnungsdateien sollten nicht ungeprüft an beliebige öffentliche Prüfdienste hochgeladen werden.
Prüfprotokoll zum Übernehmen
| Prüfschritt | Festhalten | Bei Abweichung |
|---|---|---|
| Datei identifizieren | Export, Dateiname, Prüfsumme bei Bedarf | Richtigen Export erneut zuordnen |
| Format bestimmen | Tatsächliche Version und Profil | Spezifikation oder Exportkonfiguration klären |
| Technisch validieren | Prüfwerkzeug, Regelstand, Bericht | Meldung der betreffenden Regel zuordnen |
| Inhalt kontrollieren | Empfänger, Leistung, Mengen, Summen | Quelle und Entwurf fachlich korrigieren |
| Empfang prüfen | Vorgesehener Weg und tatsächliche Rückmeldung | Anforderungen des Empfängers klären |
Validierung gezielt einsetzen
Ein geeignetes Prüfwerkzeug bewertet die Datei anhand bestimmter Regeln. Dokumentiere deshalb auch den Regelstand. Die KoSIT-Unterlagen und die jeweiligen Formatpakete helfen dabei, eine zur Datei passende Prüfung auszuwählen. Für die steuerliche Einordnung verweist dieser Leitfaden auf die aktuelle FAQ des Bundesfinanzministeriums.
Eine Meldung kann eine technische Struktur, einen Pflichtwert oder einen Zusammenhang zwischen Angaben betreffen. Korrigiere die Ursache in der zuständigen Quelle und erzeuge anschließend einen neuen Export. Eine manuell veränderte XML-Datei neben dem ursprünglichen PDF kann bei hybriden Formaten neue Widersprüche schaffen.
Bei ZUGFeRD zusätzlich vergleichen
Empfänger
Sichtbare Darstellung und XML müssen auf den vorgesehenen Empfänger verweisen. Ein formal gefülltes Feld kann sachlich falsch sein.
Positionen
Beschreibung, Menge, Einheit und Preis in beiden Darstellungen anhand des geprüften Entwurfs vergleichen.
Summen
Rechenweg und ausgewiesene Summen kontrollieren. Ein optisch sauberer PDF-Ausdruck ist dafür kein eigenständiger Nachweis.
Prüfergebnis zuordnen
Bericht mit genau dem geprüften Export ablegen. Nach einer Änderung nicht den alten Bericht als Nachweis für die neue Datei verwenden.
Die Annahme beim Empfänger ist ein eigener Schritt
Eine technisch geprüfte Datei kann auf einem ungeeigneten Weg ankommen oder zusätzliche Empfängeranforderungen verfehlen. Ein Versandprotokoll belegt zunächst nur den jeweiligen Übertragungsschritt. Halte die tatsächliche Empfangs- oder Verarbeitungsrückmeldung getrennt fest.
Für die Abnahme einer Softwarefunktion sollte das Team daher nicht nur auf den Exportbutton schauen. Es braucht eine wiederholbare Kette vom Entwurf bis zum konkreten Prüfergebnis. Für die steuerliche Beurteilung des konkreten Falls bleibt eure Buchhaltung zuständig.
Vom Leitfaden ins Beispielprojekt.
Setze die beschriebenen Schritte in der OOKI-Demo um: Aufgaben, Kundensicht, Zeiten und Rechnungsentwurf mit fiktiven Daten. Ohne Anmeldung.
Demo ausprobierenWeiterführende Quellen
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung ↗
Fragen zu Formaten, Validierung und Übergangsregeln; aktuelle Originalquelle für den konkreten Fall prüfen.
Stand: - KoSIT / XStandards Einkauf: FAQ XRechnung ↗
Strukturierte Rechnung, technische Prüfung und Zuständigkeiten.
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