OOKI
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Schluss mit dem Tool-Chaos aus PM, Dropbox und Buchhaltung.

OOKI verbindet modernes Projekt­management mit einem sicheren Kunden-Datenraum und erstellt rechtskonforme ZUGFeRD-E-Rech­nungen mit nur 2 Klicks. Perfekt für Agenturen und Beratungen.

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OOKI Dashboard Desktopansicht

Teams organisieren ihren kompletten Projektfluss mit OOKI.

Übersicht Aufgaben Zeiten Rechnung Kunden­portal

Vorteile

Der Datenraum ist der Startpunkt jedes Kundenprojekts

Mit OOKI teilen Agenturen und Beratungen jedes Kundenprojekt in einem sicheren Datenraum. Dokumente, Freigaben und kundensichtbare Aufgaben bleiben vom internen Projekt­management klar getrennt.

Kundenprojekt

Projekte einzeln mit Kunden teilen

Für jedes Projekt entsteht ein reduzierter Kundenraum: Dokumente werden gemeinsam gesammelt, Aufgaben im vertikalen Kanban organisiert und interne Inhalte bleiben geschützt.

01Datenraum je Projekt 02Kundensichtbarer Aufgaben­ablauf 03Dokumente, Nachweise und Rech­nungen an einem Ort
ZUGFeRD

E-Rechnung
mit zwei Klicks

Freigegebene Zeiten und Leistungen werden direkt aus dem Projekt in Rechnungspositionen übernommen. OOKI erstellt daraus eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem ZUGFeRD-XML und bereitet den Versand vor.

OOKI Rechnung bearbeiten mit PDF/A-3 und XML

Projektkern

Ein Projektkern. Fünf verbundene Arbeitsbereiche.

Dokumente, Aufgaben, Zeiten und Abrech­nung bleiben projektbezogen. Kunden sehen im Portal ausschließlich Inhalte, die du gezielt freigibst.

01Ein Projekt, eine Datenbasis

Dateien, Aufgaben und Zeiten bleiben nachvollziehbar verbunden.

02Gezielte Kundensichtbarkeit

Interne Arbeit bleibt intern. Freigegebene Inhalte erscheinen im Portal.

03Leistung wird Rechnung

Erfasste Zeiten fließen in Nachweis, PDF/A-3 und ZUGFeRD.

Prozess

So fließt ein Projekt durch OOKI

Vom Kundenstamm über vertikales Kanban und Zeit­erfassung bis zur ZUGFeRD-E-Rechnung arbeitet OOKI mit denselben Projektdaten. Das reduziert doppelte Eingaben und macht Freigaben sowie abrechenbare Leistungen nachvollziehbar.

Ein kontrollierter Projektfluss

Sieben Schritte. Eine gemeinsame Datenbasis.

OOKI verbindet Kundenstammdaten, Projekte, Aufgaben, Zeiten, Nachweise, Rech­nungen und das Kunden­portal in einem durchgängigen Ablauf. Jeder Schritt baut auf denselben Projektdaten auf, sodass Freigaben sichtbar, Leistungen abrechenbar und Übergaben nachvollziehbar bleiben.

Kundenstamm als Ausgangspunkt

Kundendaten und Rechnungsprofile stehen jedem zugeordneten Projekt kontrolliert zur Verfügung.

Verbunden
DBZentrale DatenbasisEin Datensatz für den gesamten Ablauf
FRSichtbare FreigabenIntern oder gezielt kundensichtbar
ZEAbrechenbare LeistungenZeit und Leistung bleiben projektbezogen
PAPrüfbare AusgabeNachweis, PDF/A-3 und ZUGFeRD
OOKI
Ein System statt verteilter Werkzeuge Der Accountinhaber behält die Kontrolle. Kunden sehen nur freigegebene Inhalte.

Einrichtung & Nutzung

In drei Schritten startklar

Nach dem durchgängigen Produktfluss zeigen drei kompakte Schritte, wie Sie OOKI einrichten, Ihre Prozesse verbinden und Kundenprojekte sauber ausliefern.

01

Registrieren

Konto anlegen, Team einladen und die wichtigsten Projektbereiche sofort freischalten.

02

Ein System. Alle Prozesse.

Kunden, Projekte, Aufgaben, Zeiten, Leistungs­nach­weise, Rech­nungen und Kunden­portal greifen ohne Medien­bruch ineinander.

Prozessfluss
OOKI Prozess von Kunde bis Kunden­portal
03

Projekte sauber ausliefern

Aufgaben­abläufe, Zeiten, Leistungs­nach­weise und ZUGFeRD-Rech­nungen laufen ohne Medien­bruch weiter.

Automationen
Kunde

Kundendaten, Ansprechpartner und Rechnungsprofil bilden die Basis für Projekte, Freigaben und spätere Abrech­nung.

App-Vorteil

Vom Datenraum bis zur Rechnung ohne Brüche

Statt Infor­mationen zwischen Werkzeugen zu suchen, arbeitet jedes Projekt aus derselben Datenbasis: Kunden­portal, Aufgaben, Dokumente, Zeiten, Leistungs­nach­weise und Rech­nungen bleiben verbunden.

  • Ein Kundenraum pro Projekt mit klar begrenztem Zugriff
  • Aufgaben steuern Dokumente, Freigaben und abrechenbare Zeiten
  • Leistungen fließen in Nachweise, Angebote und Rech­nungen
  • ZUGFeRD, PDF/A-3 und Versand direkt aus dem Projektkontext
Projekt

Projektstammdaten, Budgetlogik, Kundenzuordnung, Aufgaben und Dokumente liegen in einem gemeinsamen Arbeitsraum.

OOKI Projektansicht

Sicherheit

Sicherheit für sensible Projektdaten

Rollen, Sichtbarkeiten und protokollierte Freigaben schützen sensible Projektdaten. Projekt-, Dokument- und Anwendungsdaten werden ver­schlüs­selt in deutschen Rechenzentren gehostet.

RB

Rollenbasierte Kontrolle

Rollen und Berechtigungen begrenzen Zugriff auf sensible Kunden- und Projektdaten.

PF

Pflichtfeld-Prüfung

Unklare Freigaben, offene Nachweise und fehlende Pflichtfelder werden sichtbar.

DS

Sichere Cloud

Saubere Datenhaltung für Dokumente, Zeiten, Nachweise und Rechnungsprozesse.

E2E

Durchgängiger Ablauf

Vom Projekt bis zur Rechnung bleibt jeder Schritt protokolliert und prüfbar.

Preise

Pakete für moderne Projektteams

Alle Tarife enthalten unbegrenzte Projekte und Kunden­portale, Zeit­erfassung, Leistungs­nach­weise sowie ZUGFeRD- und PDF/A-3-Export. Wähle den passenden Umfang für Freelancer, Agentur oder Beratungsteam.

Starter

Für Freelancer & Solo-Selbstständige

79 €

/ Monat zzgl. MwSt.

  • 1 Nutzer-Sitzplatz (Seat)
  • Unbegrenzte Projekte & Kunden­portale
  • 10 GB sicherer Cloud-Speicher
  • Vollständiger ZUGFeRD & PDF/A-3 Export
  • Leistungs­nach­weise & Zeit­erfassung
Jetzt starten
Pro / Growth Beliebtest / Empfohlen

Für kleine Teams & Agenturen

249 €

/ Monat zzgl. MwSt.

  • Inklusive bis zu 5 Nutzer-Sitzplätze
  • Jeder weitere Seat +59 €/Monat
  • 100 GB skalierbarer Cloud-Speicher (erweiterbar)
  • Granulares Kunden­portal mit unsichtbaren internen Aufgaben
  • Gemeinsamer Projekt-Datenraum für Hoch- und Herunterladen
  • Automatisierte Zeit­erfassung & 1-Klick-Abrech­nung
  • Bevorzugter Support
Jetzt starten
Agency / Scale

Für wachsende Agenturen & Beratungshäuser

699 €

/ Monat zzgl. MwSt.

  • Inklusive bis zu 20 Nutzer-Sitzplätze
  • 500 GB Cloud-Speicher
  • Multi-Mandantenfähigkeit für mehrere Firmenprofile
  • Eigene Whitelabel-Domain für Kunden­portale (geplant/inklusive)
  • Dedizierter Account Manager
  • Onboarding-Support
Jetzt starten

Datenschutzorientiertes Hosting in Deutschland: Projekt-, Dokument- und Anwendungsdaten werden ver­schlüs­selt in deutschen ISO-zertifizierten Rechenzentren von Hetzner gehostet. Zahlungen werden je nach gewählter Methode sicher über Stripe oder PayPal abgewickelt.

Zusätzlicher Speicher

Bei Bedarf kann Speicher monatlich flexibel dazugebucht werden.

+1 GB / 5€ +5 GB / 10€ +1 TB / 30€
Zusätzliche Nutzer-Sitzplätze

Jeder Tarif ist flexibel erweiterbar. Zusätzliche Seats werden monatlich zum bestehenden Abonnement hinzugebucht und können mit der nächsten Abrech­nungsperiode angepasst werden.

Jeder weitere Seat +59 €/Monat

FAQ

Häufige Fragen zu OOKI

OOKI ist eine Projekt­management-Software für Agenturen und Beratungen. Sie verbindet Projektsteuerung, Kunden-Datenraum, vertikales Kanban, Zeit­erfassung, Leistungs­nach­weise und ZUGFeRD-E-Rechnung in einem System, das sensible Daten in Deutschland verarbeitet.

Noch eine Frage? Demo buchen
Was ist OOKI?

OOKI ist eine Projekt­management-Software für Agenturen und Beratungen. Sie verbindet Projekte, vertikale Aufgaben­abläufe, Dokumente, Zeit­erfassung, Leistungs­nach­weise, Kunden­portal und ZUGFeRD-E-Rech­nungen in einem gemeinsamen System.

Für wen eignet sich OOKI?

OOKI richtet sich an Freelancer, Agenturen und Beratungs­teams, die Projekte gemeinsam mit Kunden steuern, Dokumente sicher austauschen, Leistungen erfassen und ohne Medien­bruch abrechnen möchten.

Was ist ein Kunden-Datenraum in OOKI?

Für jedes Kundenprojekt stellt OOKI einen getrennten Datenraum bereit. Accountinhaber und Kunden können dort projektbezogene Dokumente hoch- und herunterladen. Der Accountinhaber entscheidet, welche Aufgaben, Dateien, Nachweise und Rech­nungen im Kunden­portal sichtbar sind.

Können interne Aufgaben vor Kunden verborgen werden?

Ja. Aufgaben werden im vertikalen Kanban organisiert und können intern bleiben oder gezielt für das Kunden­portal freigegeben werden. Interne Notizen, Kalkulationen und nicht freigegebene Projektdaten bleiben für Kunden unsichtbar.

Wie erstellt OOKI eine ZUGFeRD-E-Rechnung?

OOKI übernimmt freigegebene projektbezogene Leistungen und Zeiten in Rechnungspositionen. Daraus wird eine PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten ZUGFeRD-XML-Daten vorbereitet, geprüft und direkt aus dem Projektkontext versendet.

Wo werden die OOKI-Daten gehostet?

OOKI hostet Projekt-, Dokument- und Anwendungsdaten ver­schlüs­selt in deutschen ISO-zertifizierten Rechenzentren von Hetzner. Zahlungen werden abhängig von der gewählten Methode über Stripe oder PayPal abgewickelt.

Sind Projekte und Kunden­portale begrenzt?

Nein. In allen drei OOKI-Tarifen sind Projekte und Kunden­portale unbegrenzt. Die Tarife unterscheiden sich vor allem bei Nutzer-Sitzplätzen, Cloud-Speicher, Mandantenfähigkeit, Support und zusätzlichen Portal-Funktionen.

Wie schnell kann ein Team mit OOKI starten?

Nach der Registrierung werden Unter­nehmen, Team und Arbeitsbereich eingerichtet. Danach können Kundendaten angelegt, Projekte eröffnet, Dokumente importiert und Aufgaben organisiert werden. Für größere Teams bietet der Agency-Tarif zusätzlich einen begleiteten Onboarding-Support.