Personen und Reihenfolge
Füge signierende Personen hinzu und ordne ihre Rollen zu. Bei fester Reihenfolge wird das Dokument nacheinander zur Unterschrift vorgelegt.
Signieren
Ein Dokument. Alle Unterschriften im Blick.
Signierende Personen zuordnen, die Reihenfolge festlegen und Felder im Dokument vorbereiten. Vorschau, Anfrage und Prüfprotokoll stehen im Signaturbereich zusammen.
Signaturablauf besprechen
Vom Dokument zur eindeutigen Anfrage.
Links steuerst du den Signaturprozess, rechts siehst du das Dokument. Personen und Rollen, Reihenfolge, Unterschriftsfelder sowie Fristen und Erinnerungen lassen sich im selben Arbeitsbereich vorbereiten.
Vorbereiten. Anfragen. Nachverfolgen.
Felder und Fristen
Signatur, Initialen, Datum, Checkbox und Textfeld stehen zur Vorbereitung bereit. Gültigkeit und Erinnerungen gehören zum Signaturvorgang.
Dokument und Prüfprotokoll
Die Vorschau hält das Dokument sichtbar. Das Prüfprotokoll unterscheidet Erstellung, Anfrage, Öffnung und Unterschrift. Das erforderliche Signaturverfahren richtet sich nach deinem Dokument.
Drei Vorgänge, drei unterschiedliche Ziele.
Teilen
Vorgang
Dokument im Kunden-Datenraum bereitstellen.
Was er beschreibt
Zugriff auf eine ausgewählte Unterlage.
Freigeben
Vorgang
Einen Projekt- oder Leistungsstand prüfen.
Was er beschreibt
Eine Entscheidung im vereinbarten Projektprozess.
Signieren
Vorgang
Ein Dokument mit einem definierten Verfahren unterzeichnen.
Was er beschreibt
Ein eigenständiger Prozess mit zu klärendem Nachweis.
Häufige Fragen aus Agenturen und Beratungen
Welche Projektunterlagen kann ich in OOKI zur Signatur vorbereiten?
Die Signaturansicht ist für Dokumente wie Beratungs- oder Kooperationsverträge ausgelegt. Du ordnest signierende Personen zu und bereitest die Felder im Dokument vor. Ob eine digitale Signatur für deinen konkreten Vertrag ausreicht, hängt von dessen rechtlichen Formanforderungen ab.
Wie bereite ich eine Anfrage mit mehreren Beteiligten vor?
Lege die signierenden Personen und ihre Rollen fest. In der Vorbereitung kannst du eine feste Reihenfolge, Signatur- und Datumsfelder sowie Fristen und Erinnerungen einstellen. Prüfe die finale Dokumentfassung und Empfänger, bevor du die Signatur anforderst.
Wie behalte ich offene Unterschriften im Blick?
Die Statusansicht zeigt beteiligte Personen und ihren jeweiligen Stand sowie offene beziehungsweise abgeschlossene Unterschriften. Erinnerungen und ein Prüfprotokoll unterstützen die Nachverfolgung. So musst du nicht allein aus mehreren E-Mail-Verläufen rekonstruieren, wer noch reagieren muss.
Ist eine Signaturanfrage dasselbe wie eine Projektfreigabe?
Nein. Eine Projektfreigabe betrifft zum Beispiel einen Entwurf oder einen Leistungsnachweis. Eine Signaturanfrage betrifft die Unterzeichnung eines bestimmten Dokuments. Lege für deinen Ablauf fest, welcher Vorgang benötigt wird; eine Unterschrift löst nicht automatisch die Abrechnung aus.
Kann ich den Ablauf ausprobieren?
Die Beispieldemo zeigt eine Signaturanfrage mit fiktiven Daten. Ihre Bestätigung erzeugt keine rechtsverbindliche Unterschrift. Für den Einsatz mit deinen Dokumenten besprechen wir den konkreten Signaturablauf in einer persönlichen Demo.
Welches Dokument möchtest du unterschreiben lassen?
Beschreibe uns deinen Anwendungsfall. Wir klären das passende Verfahren und den Ablauf gemeinsam.
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