Nutzungsbedingungen

Anbieter der Software-as-a-Service-Plattform OOKI ist OOKI LLC, principal office at 131 Continental Dr Suite 305, Newark, Delaware 19713, USA („OOKI“, „wir“ oder „uns“). Vertragliche Mitteilungen können an support@ooki.app gerichtet werden.

Diese Nutzungsbedingungen („Bedingungen“) gelten für den Zugriff auf OOKI, die zugehörigen Kundenportale, Datenräume, Dokumenten-, Projekt-, Zeit-, Leistungsnachweis- und E-Invoicing-Funktionen sowie für Support- und Onboarding-Leistungen. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn OOKI ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

OOKI darf ausschließlich im Rahmen einer gewerblichen, selbstständigen beruflichen oder institutionellen Tätigkeit genutzt werden. Der registrierende Nutzer bestätigt, mindestens 18 Jahre alt, geschäftsfähig und berechtigt zu sein, den benannten Kunden rechtsverbindlich zu verpflichten.

Der Kunde ist für alle von ihm angelegten Arbeitsbereiche, Firmenprofile, Nutzer, Kundenportale und eingeladenen externen Personen verantwortlich. Eine Nutzung für private oder verbraucherbezogene Zwecke ist unzulässig.

Produktdarstellungen sind eine Einladung zur Abgabe eines Angebots. Der Vertrag kommt durch Online-Bestätigung, Annahme eines Angebots, Freischaltung eines kostenpflichtigen Plans oder Beginn der vereinbarten Leistung zustande.

Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: individuell unterzeichnetes Angebot oder Bestellformular, Auftragsverarbeitungsvertrag, gegebenenfalls vereinbarte Leistungsbeschreibung oder Service-Level-Vereinbarung und zuletzt diese Bedingungen. Angaben auf Marketingseiten sind nur verbindlich, soweit sie ausdrücklich Vertragsbestandteil geworden sind.

Test-, Beta- oder Vorschaufunktionen können zeitlich, funktional und kapazitiv begrenzt sein. Sie werden ohne Produktions- oder Verfügbarkeitszusage bereitgestellt und können jederzeit geändert oder eingestellt werden.

OOKI gewährt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die gebuchten Cloud-Funktionen für eigene Geschäftszwecke zu nutzen. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem gewählten Tarif und der bei Vertragsschluss geltenden Leistungsbeschreibung.

Starter: 1 Nutzer, unbegrenzte Projekte und Kundenportale, 10 GB Cloud-Speicher sowie die ausgewiesenen Projekt-, Zeit-, Nachweis- und E-Rechnungsfunktionen.

Pro / Growth: bis zu 5 Nutzer, 100 GB Cloud-Speicher, erweiterte Portal- und Datenraumfunktionen, automatisierte Abrechnung und bevorzugter Support. Weitere Nutzer können gemäß aktueller Preisliste hinzugebucht werden.

Agency / Scale: bis zu 20 Nutzer, 500 GB Cloud-Speicher, mehrere Firmenprofile und erweiterte Onboarding- und Supportleistungen. Als „geplant“ bezeichnete Funktionen werden erst mit gesonderter Bereitstellung Vertragsbestandteil.

Zusätzliche Nutzer, Speicher, Domains oder Services werden gesondert berechnet. Technische Limits, Fair-Use-Grenzen und angemessene Schutzmaßnahmen gegen Missbrauch dürfen durch OOKI festgelegt werden, sofern der vertragsgemäße Kernnutzen nicht unangemessen beeinträchtigt wird.

Der Kunde hält Registrierungs-, Unternehmens- und Abrechnungsdaten vollständig und aktuell. Zugangsdaten sind personenbezogen, vertraulich zu behandeln und dürfen nicht zwischen Personen geteilt werden. Der Kunde informiert OOKI unverzüglich über vermutete Kompromittierungen.

Der Kunde verwaltet Rollen, Berechtigungen und Freigaben eigenverantwortlich. Dies gilt insbesondere für die Entscheidung, welche Aufgaben, Dateien, Leistungsnachweise oder Rechnungen im Kundenportal sichtbar sind. Handlungen eingeladener Nutzer und externer Kunden werden dem Kunden zugerechnet, soweit dieser sie ermöglicht oder nicht angemessen begrenzt hat.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich anwendbarer Steuern, insbesondere Umsatzsteuer. Wiederkehrende Entgelte werden im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum fällig. Verbrauchsabhängige Leistungen, Zusatzspeicher, weitere Nutzer oder Zusatzservices können nachträglich berechnet werden.

Zahlungen können abhängig von der ausgewählten Zahlungsart über Stripe oder PayPal abgewickelt werden. Der Kunde ermächtigt OOKI und den ausgewählten Zahlungsdienst, fällige Entgelte über das hinterlegte Zahlungsmittel einzuziehen. Soweit die Zahlungsabwicklung über Stripe oder PayPal erfolgt, gelten ergänzend die Bedingungen und Datenschutzhinweise des jeweiligen Zahlungsdienstes.

Rechnungen sind innerhalb der ausgewiesenen Zahlungsfrist ohne Abzug fällig. Bei Zahlungsverzug darf OOKI gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Verzugszinsen und angemessene Beitreibungskosten verlangen. OOKI kann den Zugang nach vorheriger Mahnung sperren, wenn ein wesentlicher Zahlungsrückstand fortbesteht.

Gebuchte Entgelte sind, soweit gesetzlich zulässig, nicht erstattungsfähig. Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte bestehen nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen.

Preisänderungen für Folgelaufzeiten werden mindestens 30 Tage vor ihrem Wirksamwerden angekündigt. Der Kunde kann den Vertrag vor Inkrafttreten zum Ende der laufenden Periode kündigen.

Sofern im Bestellformular nichts anderes vereinbart ist, laufen Abonnements monatlich und verlängern sich jeweils um einen weiteren Monat, bis sie gekündigt werden. Eine ordentliche Kündigung wirkt zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt bestehen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei schwerem oder wiederholtem Vertragsverstoß, rechtswidriger Nutzung, erheblichem Sicherheitsrisiko, Insolvenz oder Zahlungsverzug nach erfolgloser angemessener Nachfrist vor.

Der Kunde ist für Rechtmäßigkeit, Richtigkeit, Qualität und erforderliche Rechte an sämtlichen Kundeninhalten verantwortlich. Er darf OOKI insbesondere nicht nutzen, um:

rechtswidrige, schädliche, diskriminierende, irreführende oder Rechte Dritter verletzende Inhalte zu verarbeiten;

Malware einzuschleusen, Schutzmaßnahmen zu umgehen, Systeme zu testen oder zu stören, soweit dies nicht schriftlich genehmigt ist;

die Plattform zu kopieren, zurückzuentwickeln, zu benchmarken oder zum Aufbau eines konkurrierenden Produkts zu verwenden, soweit zwingendes Recht dies nicht ausdrücklich erlaubt;

Zugangsdaten weiterzuverkaufen, Unterkonten zu vermieten oder OOKI als eigenes Service-Bureau anzubieten, sofern dies nicht vereinbart ist;

besondere Kategorien personenbezogener Daten, Berufsgeheimnisse oder exportkontrollierte Informationen ohne geeignete Rechtsgrundlage und vorherige Abstimmung zu verarbeiten.

Der Kunde sorgt für angemessene Endgeräte-, Identitäts-, Rollen- und Berechtigungssicherheit und erstellt erforderliche Exporte oder Sicherungskopien geschäftskritischer Unterlagen. OOKI ersetzt kein gesetzlich vorgeschriebenes Archiv, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

OOKI unterstützt die Erstellung, Prüfung, Ausgabe und Übermittlung strukturierter Rechnungsdaten, insbesondere PDF/A-3-Dokumente mit eingebettetem ZUGFeRD-XML. Diese Funktionen sind technische Hilfsmittel und keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung.

Der Kunde bleibt allein verantwortlich für Pflichtangaben, Steuersätze, Leistungszeitpunkte, Rechnungsnummern, Empfängerdaten, Freigaben, Aufbewahrung, Versand und die im Einzelfall anwendbaren gesetzlichen Anforderungen. Der Kunde prüft jede Rechnung vor Versand. OOKI gewährleistet nicht, dass ein bestimmtes Format in jeder Jurisdiktion, Branche oder Empfängersystem-Konfiguration akzeptiert wird.

Der Kunde behält sämtliche Rechte an seinen Inhalten. Er räumt OOKI für die Vertragsdauer die erforderlichen Rechte ein, Inhalte ausschließlich zur Bereitstellung, Sicherung, Fehlerbehebung und Verbesserung der gebuchten Services zu hosten, zu kopieren, zu übertragen und technisch zu verarbeiten.

Soweit OOKI personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, gilt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Kunde ist Verantwortlicher für Rechtsgrundlage, Informationspflichten, Weisungen, Löschkonzept und Betroffenenrechte seiner Nutzer, Beschäftigten und Kunden. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung .

Beide Parteien schützen nicht öffentliche geschäftliche, technische und personenbezogene Informationen der jeweils anderen Partei mit mindestens der Sorgfalt, die sie für eigene vergleichbare Informationen anwenden, und nutzen sie nur zur Vertragsdurchführung.

OOKI und seine Lizenzgeber behalten alle Rechte an Software, Benutzeroberfläche, Marken, Dokumentation, Modellen, Vorlagen, Know-how und Weiterentwicklungen. Außer dem ausdrücklich gewährten Nutzungsrecht werden keine Rechte übertragen.

Feedback darf OOKI unentgeltlich, zeitlich und räumlich unbeschränkt zur Verbesserung und Vermarktung seiner Produkte nutzen, ohne vertrauliche Kundeninformationen offenzulegen. Der Kunde sichert zu, zur Erteilung dieses Rechts berechtigt zu sein.

OOKI betreibt die Plattform mit branchenüblichen organisatorischen und technischen Maßnahmen. Wartung, Sicherheitsupdates, Notfallmaßnahmen, Anbieterabhängigkeiten und Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs können die Verfügbarkeit vorübergehend einschränken. Eine bestimmte Verfügbarkeit gilt nur, wenn sie in einer Service-Level-Vereinbarung zugesagt ist.

OOKI darf Funktionen weiterentwickeln, ersetzen oder einstellen, wenn Sicherheit, Recht, technische Entwicklung oder Produktverbesserung dies erfordern. Wesentliche Einschränkungen des bezahlten Kernumfangs werden mit angemessenem Vorlauf angekündigt; ist keine zumutbare Alternative verfügbar, kann der Kunde zum Änderungszeitpunkt kündigen.

OOKI gewährleistet, dass die bezahlten Services während der Laufzeit im Wesentlichen der vereinbarten Dokumentation entsprechen. Der Kunde meldet reproduzierbare Mängel unverzüglich und unterstützt die Fehleranalyse. OOKI kann nach eigener Wahl nachbessern, umgehen, erneut bereitstellen oder bei wesentlichem nicht behebbaren Mangel anteilig erstatten.

Soweit gesetzlich zulässig, werden keine stillschweigenden Garantien für unterbrechungsfreien Betrieb, Fehlerfreiheit, einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, die Eignung für einen nicht offengelegten Zweck oder die dauerhafte Kompatibilität mit Drittprodukten übernommen. Für kostenfreie, Beta- und Testfunktionen wird keine Gewährleistung übernommen.

Soweit gesetzlich zulässig, haftet OOKI nicht für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangenen Umsatz, ausgebliebene Einsparungen, Geschäftsunterbrechung, Reputationsschäden oder Datenverlust, soweit diese durch angemessene Kundensicherungen vermeidbar gewesen wären.

Die gesamte vertragliche und außervertragliche Haftung von OOKI aus oder im Zusammenhang mit den Services ist auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis tatsächlich an OOKI gezahlten Entgelte begrenzt. Bei einer kostenfreien Nutzung beträgt die Höchsthaftung 100 EUR.

Diese Begrenzungen gelten nicht für Vorsatz, arglistiges Verschweigen, grobe Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, ausdrücklich übernommene Garantien oder andere Haftung, die nach zwingendem Recht nicht ausgeschlossen oder begrenzt werden darf. Soweit zwingendes deutsches Recht anwendbar ist, bleibt die Haftung für die fahrlässige Verletzung wesentlicher Vertragspflichten auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Der Kunde stellt OOKI, verbundene Unternehmen und deren Organmitglieder, Beschäftigte und Dienstleister von Ansprüchen Dritter sowie angemessenen Verteidigungskosten frei, die auf Kundeninhalten, rechtswidriger Nutzung, einer Verletzung dieser Bedingungen oder einer Verletzung von Datenschutz-, Urheber-, Marken- oder Persönlichkeitsrechten durch den Kunden oder seine Nutzer beruhen. OOKI informiert den Kunden angemessen und überlässt ihm, soweit rechtlich möglich, die Verteidigung; Vergleiche mit Pflichten oder Schuldanerkenntnissen für OOKI bedürfen der Zustimmung.

OOKI darf Zugriffe sofort und im erforderlichen Umfang beschränken, wenn dies zur Abwehr eines Sicherheitsrisikos, zur Verhinderung rechtswidriger Nutzung, zum Schutz Dritter, zur Erfüllung behördlicher Anordnungen oder wegen erheblichen Zahlungsverzugs erforderlich ist. Soweit vertretbar, wird OOKI den Kunden vorher informieren und die Einschränkung auf das notwendige Maß begrenzen.

Mit Vertragsende erlischt das Nutzungsrecht. Der Kunde kann seine Daten bis Vertragsende und, soweit technisch angeboten, innerhalb einer Nachfrist von 30 Tagen exportieren. Danach darf OOKI Kundeninhalte nach dem geltenden Lösch- und Sicherungskonzept löschen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder berechtigte Rechtsverteidigung entgegensteht.

Offene Entgelte bleiben fällig. Bestimmungen zu Vertraulichkeit, geistigem Eigentum, Zahlungsansprüchen, Haftung, Freistellung, anwendbarem Recht und sonstigen ihrem Zweck nach fortgeltenden Regelungen bleiben wirksam.

Der Kunde beachtet anwendbare Exportkontroll-, Sanktions- und Embargovorschriften der Vereinigten Staaten, der Europäischen Union und anderer zuständiger Rechtsordnungen und nutzt OOKI nicht für verbotene Personen, Gebiete oder Zwecke.

OOKI kann diese Bedingungen aus sachlichem Grund ändern. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage vorher mitgeteilt. Die weitere Nutzung nach Inkrafttreten gilt im B2B-Verkehr als Zustimmung, sofern der Kunde nicht kündigt; dies gilt nicht, soweit eine ausdrückliche Zustimmung gesetzlich erforderlich ist.

Es gilt das Recht des US-Bundesstaats Delaware unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand sind, soweit gesetzlich zulässig, die zuständigen Staats- und Bundesgerichte in New Castle County, Delaware. Zwingende gesetzliche Zuständigkeiten und Schutzvorschriften bleiben unberührt.

Keine Partei haftet für Verzögerungen aufgrund höherer Gewalt. Rechte und Pflichten dürfen vom Kunden nur mit vorheriger Zustimmung von OOKI übertragen werden; OOKI darf den Vertrag im Rahmen einer Umstrukturierung, Finanzierung, Veräußerung oder Übertragung des Geschäftsbetriebs abtreten. Unwirksame Bestimmungen werden auf das wirksame wirtschaftliche Mindestmaß reduziert; die übrigen Bestimmungen bleiben bestehen.