Eine lesbare PDF und strukturierte Daten sind verschiedene Dinge
Eine normale PDF-Datei zeigt Inhalte für Menschen an. Strukturierte Rechnungsdaten ordnen Angaben maschinenlesbaren Feldern zu. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. Welche Formate und Ausnahmen für einen konkreten Fall gelten, erläutern die verlinkten Primärquellen.
Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate als Möglichkeiten einer E-Rechnung. Bei ZUGFeRD kommt es auch auf das Profil an. Daraus folgt keine Bestätigung für eine beliebige exportierte Datei und keine Bestätigung einer OOKI-Funktion. Prüfe den tatsächlichen Export, seine Spezifikation und die Anforderungen des Empfängers.
Drei Dateien, unterschiedliche Prüfaufgaben
| Dateiart | Was betrachtet wird | Was zusätzlich zu klären ist |
|---|---|---|
| Normale PDF | Sichtbare Angaben und Lesbarkeit | Ob das vereinbarte beziehungsweise erforderliche Format vorliegt |
| XRechnung-XML | Strukturierte Felder und fachliche Regeln | Passende Spezifikation und Anforderungen des Empfangswegs |
| ZUGFeRD | PDF-Darstellung und eingebettete XML-Daten | Version, Profil und Übereinstimmung der beiden Darstellungen |
Version und Profil gehören in die Abnahme
FeRD stellt das Paket ZUGFeRD 2.5.2 bereit. Eine neue veröffentlichte Formatspezifikation sagt nicht aus, dass eine bestimmte Anwendung diese bereits implementiert. Ebenso sagt die Beschriftung eines Exportbuttons nichts über das tatsächlich verwendete Profil.
Für einen Produkttest hält das Team deshalb Exportdatum, Anwendungsversion, ermittelte Formatversion und Profil fest. Anschließend wird genau diese Datei mit einem geeigneten Prüfwerkzeug kontrolliert. Ein späterer Test mit einer anderen Datei ist ein neuer Nachweis und sollte nicht stillschweigend die frühere Prüfung ersetzen.
Einen aussagekräftigen Exporttest vorbereiten
Fiktive Testrechnung
Ein überschaubares Beispiel mit eindeutigen Positionen und nachvollziehbarer Berechnung verwenden. Keine echten Kunden- oder Bankdaten für einen öffentlichen Test einsetzen.
Datei identifizieren
Originaldatei und Prüfergebnis zusammenhalten. Ein Dateiname allein ist bei mehrfachen Exporten leicht zu verwechseln; eine Prüfsumme kann die Zuordnung unterstützen.
Beide Darstellungen vergleichen
Bei einem hybriden Dokument insbesondere Empfänger, Positionen, Mengen und Summen in der sichtbaren Darstellung und den strukturierten Daten vergleichen.
Empfangsweg separat testen
Klären, wie der konkrete Empfänger die Datei erwartet. Ein lokal bestandener Test ist noch keine bestätigte Annahme durch dessen System.
Was ein positiver Prüfbericht nicht ersetzt
Eine technische Validierung prüft bestimmte Regeln. Sie beantwortet nicht jede Frage zur tatsächlichen Leistung, zur Vereinbarung oder zu den eingegebenen Stammdaten. Ein formal passender Empfängername kann trotzdem der falsche Empfänger sein. Deshalb braucht die Formatprüfung eine fachliche Prüfung des Inhalts.
Für das Projektteam ist vor allem die Reihenfolge hilfreich: Leistungsbasis prüfen, Entwurf prüfen, Export erzeugen, Format prüfen und Empfang klären. Werden diese Schritte vermischt, lässt sich ein Fehler schwerer seiner Ursache zuordnen.
Rechtliche Vorgaben können sich ändern und enthalten Ausnahmen. Nutze für eine Entscheidung die aktuellen Originalquellen und bei Bedarf eine fachliche Beratung. Dieser Artikel erklärt einen Prüfablauf, nicht die individuelle rechtliche Zulässigkeit einer Rechnung.
Häufige Fragen
Ist PDF/A-3 allein schon eine E-Rechnung?
Nein. Der Dateicontainer allein belegt weder geeignete strukturierte Rechnungsdaten noch deren inhaltliche Richtigkeit. Das konkrete Dokument und die anwendbaren Formatregeln sind entscheidend.
Wie prüfe ich einen Rechnungsweg vor der Einführung?
Erzeuge eine Beispieldatei mit eurem benötigten Format und prüfe sie mit dem Empfänger. Vergleiche sichtbare Beträge und strukturierte Rechnungsdaten. Ein Exportbutton oder eine PDF-Vorschau reicht für diese Prüfung nicht aus.
Vom Leitfaden ins Beispielprojekt.
Setze die beschriebenen Schritte in der OOKI-Demo um: Aufgaben, Kundensicht, Zeiten und Rechnungsentwurf mit fiktiven Daten. Ohne Anmeldung.
Demo ausprobierenWeiterführende Quellen
- Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung ↗
Fragen zu Formaten, Validierung und Übergangsregeln; aktuelle Originalquelle für den konkreten Fall prüfen.
Stand: - FeRD: ZUGFeRD 2.5.2 ↗
Formatpaket und Versionshinweise. Keine Aussage über die in OOKI implementierte Version.
Stand: - KoSIT / XStandards Einkauf: FAQ XRechnung ↗
Strukturierte Rechnung, technische Prüfung und Zuständigkeiten.
Stand: