Der Zweck: Leistung ohne Rückfragen einordnen
Ein Leistungsnachweis stellt geleistete Arbeit für einen bestimmten Zusammenhang dar. In einem zeitbasierten Projekt zeigt er beispielsweise Tätigkeiten, Datum und Dauer. Bei anderen Abrechnungsmodellen kann der vereinbarte Leistungsumfang anders dokumentiert werden. Entscheidend ist, dass Empfänger den Bezug zur Vereinbarung verstehen.
Der Nachweis ist weder automatisch eine Rechnung noch automatisch eine rechtliche Abnahme. Auch eine Kennzeichnung „freigegeben“ bleibt mehrdeutig, wenn nicht klar ist, was geprüft wurde und von wem. Beschreibe deshalb die konkrete Handlung: fachlich geprüft, zur Abrechnung ausgewählt oder vom zuständigen Kundenkontakt bestätigt.
Die Bausteine eines verständlichen Nachweises
| Angabe | Wozu sie dient | Typische Rückfrage ohne diese Angabe |
|---|---|---|
| Projekt und Zeitraum | Die Auswahl der Leistungen eingrenzen | Gehört dieser Eintrag zum laufenden Auftrag? |
| Tätigkeit und Datum | Die Arbeit sachlich einordnen | Was wurde tatsächlich bearbeitet? |
| Dauer und Einheit | Mengen nachvollziehen | Sind 1,30 Stunden oder eine Stunde 30 Minuten gemeint? |
| Version und Prüfstatus | Den geprüften Stand erkennen | Welche Fassung lag der Freigabe zugrunde? |
| Bezug zur Rechnung | Spätere Verwendung zuordnen | Wurde diese Leistung bereits übernommen? |
Beispiel: Zwei Tätigkeiten werden zu einem Nachweis
Für „Nordlicht Relaunch“ liegen 60 Minuten Navigationsprüfung und 30 Minuten vereinbarte Korrektur vor. Beide Einträge gehören zum selben Zeitraum und sind im Beispiel abrechenbar. Der Nachweis zeigt zwei Positionen und insgesamt 90 Minuten. Die Umrechnung ergibt 1,5 Stunden.
Zusätzlich sind 20 Minuten interne Teamübergabe erfasst. Diese sind im Beispiel nicht zur Abrechnung vorgesehen und deshalb kein Bestandteil dieser Leistungsbasis. Die Projektleitung löscht sie nicht aus der Aufwandserfassung. Sie trennt lediglich den erfassten Aufwand von der Auswahl für den Nachweis.
Bei einem Beispielsatz von 120 Euro pro Stunde ergeben sich 180 Euro netto. Ob Preise im kundenseitigen Nachweis stehen sollen oder nur Mengen, hängt vom vereinbarten Ablauf ab. Wichtig ist, dass der spätere Rechnungsentwurf dieselbe geprüfte Grundlage verwendet.
Vor der Weitergabe kontrollieren
Vollständigkeit
Alle vorgesehenen Einträge des Zeitraums einbeziehen, ohne intern ausgenommene Leistungen versehentlich zu übernehmen.
Verständlichkeit
Sammelbegriffe wie „Support“ durch eine knappe, konkrete Tätigkeitsbeschreibung ergänzen. Vertrauliche interne Details gehören nicht automatisch in den Kundentext.
Rechenweg
Minuten und Dezimalstunden korrekt umrechnen; Einheiten und vereinbarte Rundung einheitlich verwenden.
Version
Den zur Prüfung vorgelegten Stand identifizieren. Nachträgliche Änderungen brauchen einen sichtbaren neuen Prüfstand.
Was bei einer Rückfrage passiert
Bestreitet der Kunde die Zuordnung einer Tätigkeit, sollte die Rückfrage an genau dieser Position dokumentiert werden. Unstrittige und strittige Teile lassen sich dann getrennt prüfen. Eine still veränderte Gesamtsumme würde den Grund der Änderung verschleiern.
Wird der Nachweis später in einen Rechnungsentwurf überführt, sollte die Verbindung erhalten bleiben. Bearbeitungen am Entwurf brauchen dennoch eine eigenständige Prüfung. Ein korrekter Nachweis garantiert keine korrekten Empfängerdaten oder Steuerangaben in der Rechnung.
Häufige Fragen
Ist ein Leistungsnachweis gesetzlich immer erforderlich?
Das lässt sich aus dem Begriff nicht ableiten. Welche Dokumentation benötigt wird, hängt vom Vertrag und vom konkreten Sachverhalt ab. Dieser Leitfaden beschreibt einen organisatorischen Aufbau, keine allgemeine Rechtspflicht.
Was sollte bei einer Änderung gespeichert werden?
Mindestens der betroffene Stand, die Änderung und die verantwortliche Prüfung. Ob ein System diese Historie technisch unterstützt, muss gesondert geprüft werden.
Erstelle einen Beispielnachweis.
Setze die beschriebenen Schritte in der OOKI-Demo um: Aufgaben, Kundensicht, Zeiten und Rechnungsentwurf mit fiktiven Daten. Ohne Anmeldung.
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