服务记录

服务记录:清晰说明已完成的工作

服务记录连接项目、期间和具体活动。范围、审核状态及结算关联应能分别识别。

目的:无需追问即可理解服务

服务记录在特定背景下呈现已完成工作。按时间结算的项目通常列出活动、日期和时长;其他结算模式可能采用不同方式记录范围。关键是接收方能够理解与约定的关联。

服务记录既不自动等于发票,也不自动构成法律上的验收。如果不清楚由谁检查了什么,“已批准”仍有歧义。应明确写出具体行为:专业审核、选入结算或客户负责人确认。

清晰服务记录的组成部分

适用于按时间结算的代理机构项目,请按具体约定调整。
信息用途缺失时常见的问题
项目与期间限定服务选择范围此条目属于当前委托吗?
活动与日期客观说明工作实际处理了什么?
时长与单位使数量可核查1.30 表示十进制小时,还是一小时三十分?
版本与审核状态识别已审核版本批准依据的是哪个版本?
发票关联追踪后续使用此服务是否已转入结算?

示例:两项活动形成一份服务记录

“Nordlicht Relaunch”记录了 60 分钟导航检查及 30 分钟约定修正。两项属于同一期间,本例中均可结算。服务记录显示两条明细,总计 90 分钟,即 1.5 小时。

另有 20 分钟团队内部交接。本例中不用于结算,因此不属于这份服务依据。项目负责人不会删除这些投入记录,只是区分总投入与服务记录所选内容。

示例费率为每小时 120 欧元,净额为 180 欧元。面向客户的记录显示价格还是仅显示数量,取决于约定流程。后续发票草稿应使用同一份已审核依据。

共享前检查

  1. 完整性

    纳入该期间所有应包含的条目,避免误纳已排除的内部服务。

  2. 清晰性

    为“支持”等笼统词语补充简洁、具体的活动描述。内部机密细节不应自动进入客户文本。

  3. 计算方式

    正确换算分钟与十进制小时,统一使用单位及约定舍入规则。

  4. 版本

    标识提交审核的版本。后续修改需要显示新的审核状态。

出现疑问时如何处理

客户对某项活动归属提出异议时,应在对应明细记录问题。无争议与有争议部分可分别审核。悄然修改总额会掩盖变更原因。

转为发票草稿时应保留关联。草稿修改仍需独立审核。正确的服务记录不能保证发票收件方信息或税务信息也正确。

常见问题

法律是否始终要求服务记录?

不能仅从名称推导。所需文档取决于合同与具体情况。本指南说明组织方式,并非一般法律义务。

变更时应保存什么?

至少保存受影响版本、修改内容及负责审核的信息。系统是否支持此类历史记录,需单独核查。

创建示例服务记录。

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体验演示 (DE)