1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) für die Website, Vertragsanbahnung, Kundenverwaltung und eigene Produktkommunikation ist:
OOKI LLC
Principal office at 131 Continental Dr Suite 305
Newark, Delaware 19713, USA
E-Mail: support@ooki.app
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website ooki.app, die OOKI-Anwendung, Kundenportale, Datenräume sowie zugehörige Vertriebs-, Support- und Vertragsprozesse.
2. Vertreter in der Europäischen Union
STARS and BRANDS GmbH
Experience Marketing
Hüttenweg 14
14195 Berlin
Deutschland
E-Mail: support@ooki.app
STARS and BRANDS GmbH ist als Vertreter von OOKI LLC in der Europäischen Union gemäß Art. 27 DSGVO benannt und dient als zusätzliche Anlaufstelle für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden. Die Benennung berührt nicht die Verantwortung von OOKI LLC.
3. Datenschutzrechtliche Rollen
OOKI als Verantwortlicher
OOKI entscheidet selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung, soweit es um Websitebesuche, Registrierung, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Missbrauchsprävention, Support, Produktkommunikation und eigene gesetzliche Pflichten geht.
OOKI als Auftragsverarbeiter
Für Inhalte, die ein Unternehmenskunde in Workspaces, Projekten, Kundenportalen und Datenräumen verarbeitet, handelt grundsätzlich der Kunde als Verantwortlicher und OOKI als Auftragsverarbeiter. Dazu gehören insbesondere Daten von Beschäftigten, Ansprechpartnern, Kunden und Projektbeteiligten. Einzelheiten werden in einem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geregelt.
Der Unternehmenskunde ist für Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, Rollen und Freigaben, Weisungen, Aufbewahrung sowie die Bearbeitung von Betroffenenanfragen in seinem Workspace verantwortlich.
4. Kategorien verarbeiteter Daten
- Stamm- und Kontaktdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Funktion und Rechnungsanschrift.
- Konto- und Vertragsdaten: Tarif, Nutzerrollen, Firmenprofile, Bestellungen, Laufzeit, Einwilligungen, Abrechnungs- und Zahlungstatus.
- Nutzungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Zeitstempel, Browser, Gerät, aufgerufene Funktionen, Login-, Sicherheits- und Fehlerereignisse.
- Kommunikationsdaten: Anfragen, Supportverläufe, Onboarding-Unterlagen, Termin- und Feedbackinformationen.
- Workspace- und Projektdaten: Kunden- und Projektstammdaten, Aufgaben, Kommentare, Rollen, Freigaben, Dokumente, Zeitbuchungen, Leistungsnachweise, Angebote und Rechnungsdaten.
- Portal- und Freigabedaten: Einladungen, Zugriffe, Downloads, Uploads sowie vom Kunden gesetzte Sichtbarkeiten.
- Präferenzdaten: insbesondere die gewählte Sprache sowie Darstellungs- und Benachrichtigungseinstellungen.
Wir erhalten Daten direkt von Nutzern und Unternehmenskunden, von eingeladenen Portalnutzern, aus technischen Protokollen sowie gegebenenfalls von beauftragten Zahlungs-, Identitäts- oder Supportdienstleistern.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Registrierung, Bereitstellung der gebuchten Software, Kundenportale und Support | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Ansprechpartnern zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Vertrags-, Zahlungs- und Rechnungsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
| IT-Sicherheit, Login-Schutz, Fehleranalyse, Missbrauchs- und Betrugsprävention | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb |
| Produktverbesserung anhand aggregierter oder angemessen pseudonymisierter Nutzungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interessenabwägung und Widerspruchsmöglichkeit |
| Vertragsbezogene Informationen und B2B-Bestandskundenkommunikation | Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO; zusätzlich anwendbares Wettbewerbsrecht |
| Optionale Newsletter, Analyse- oder Marketingdienste | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit einschlägig, § 25 Abs. 1 TDDDG |
| Erfüllung gesetzlicher Auskunfts-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
6. Verarbeitung in Workspaces und Kundenportalen
OOKI verarbeitet Workspace-Inhalte ausschließlich zur Bereitstellung, Sicherung, Wartung und vertraglich vereinbarten Unterstützung des Dienstes sowie nach dokumentierten Weisungen des Unternehmenskunden. Wir verkaufen keine Kundeninhalte und verwenden sie nicht für fremde Werbezwecke.
Der Kunde bestimmt, welche Inhalte intern bleiben und welche Aufgaben, Dokumente, Nachweise oder Rechnungen für Portalnutzer freigegeben werden. Kunden sollten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder gesetzlich besonders geschützten Informationen hochladen, sofern dies nicht erforderlich, rechtlich zulässig und durch geeignete Vereinbarungen und Schutzmaßnahmen abgesichert ist.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich technisch-organisatorischer Maßnahmen und Unterauftragnehmerliste wird Geschäftskunden gesondert bereitgestellt.
7. Empfänger und Unterauftragnehmer
Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, die ihn für Betrieb, Hosting, Datensicherung, Authentifizierung, Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand, Support, Sicherheit oder Rechtsberatung benötigen und vertraglich angemessen verpflichtet sind.
- Hetzner: Hosting, Speicherung und Datensicherung der OOKI-Anwendung in deutschen Rechenzentren.
- Stripe: Abwicklung ausgewählter Zahlungsarten, Abonnements und Transaktionen. Dabei können insbesondere Kontakt-, Rechnungs-, Zahlungs- und Transaktionsdaten verarbeitet werden. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe.
- PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.: Abwicklung von PayPal-Zahlungen. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von PayPal.
Projekt-, Dokument- und Anwendungsdaten werden nach aktuellem Betriebskonzept verschlüsselt in deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentren von Hetzner gehostet. Zahlungsdaten werden abhängig von der gewählten Zahlungsart durch Stripe oder PayPal verarbeitet.
Eine Offenlegung an Behörden oder sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Rechte durchsetzen oder Personen und Systeme vor konkreten Gefahren schützen müssen.
8. Internationale Datenübermittlungen
Die Speicherung der Produktdaten erfolgt nach dem aktuellen Betriebskonzept in Deutschland. Da OOKI LLC in den USA ansässig ist, kann ein Zugriff aus einem Drittland nicht allein durch den Serverstandort ausgeschlossen werden. Ein solcher Zugriff wird organisatorisch und technisch auf das erforderliche Maß begrenzt.
Stripe und PayPal können Daten im Rahmen ihrer globalen Unternehmens- und Dienstleisterstrukturen auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer gültigen Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework, der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission einschließlich erforderlicher Transfer-Folgenabschätzung und ergänzender Schutzmaßnahmen oder einer anderen gesetzlichen Ausnahme. Kopien der maßgeblichen Garantien können, soweit Rechte Dritter dem nicht entgegenstehen, unter support@ooki.app angefordert werden.
9. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke, Vertragsdurchführung, Sicherheit, Rechtsverteidigung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
- Konto- und Vertragsdaten werden während der Vertragsdauer und danach nach den anwendbaren handels-, steuer- und verjährungsrechtlichen Fristen aufbewahrt.
- Workspace-Inhalte können bis Vertragsende exportiert werden und werden grundsätzlich nach einer vertraglichen Nachfrist von 30 Tagen zur Löschung eingeplant.
- Sicherungen werden nach dem dokumentierten Backup-Zyklus überschrieben oder isoliert bis zum Ablauf der Sicherungsfrist aufbewahrt.
- Sicherheits- und Systemprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für Fehleranalyse, Nachweis und Missbrauchsabwehr erforderlich ist.
- Support- und Kommunikationsdaten werden nach Abschluss des Vorgangs gelöscht, sofern keine Vertrags-, Nachweis- oder Rechtsverteidigungsgründe fortbestehen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und berechtigte Sperrvermerke gehen einer Löschung vor. In diesem Fall werden Daten für andere Zwecke gesperrt.
10. Datensicherheit
OOKI setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter verschlüsselte Übertragung, Zugriffskontrollen, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Datensicherungen, Schwachstellen- und Patchmanagement sowie Verfahren zur Behandlung von Sicherheitsvorfällen.
Kein internetbasierter Dienst kann absolute Sicherheit gewährleisten. Nutzer müssen sichere Zugangsdaten verwenden, Konten personenbezogen halten, Rollen regelmäßig prüfen und vermutete Sicherheitsvorfälle unverzüglich an support@ooki.app melden.
11. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.
Anfragen können an support@ooki.app gerichtet werden. Zur Vermeidung unbefugter Offenlegung dürfen wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen. Bezieht sich die Anfrage auf Daten in einem Kunden-Workspace, wenden sich Betroffene zunächst an den verantwortlichen Unternehmenskunden; OOKI unterstützt diesen als Auftragsverarbeiter.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere am Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes.
12. Automatisierte Entscheidungen und Minderjährige
OOKI trifft im Rahmen des beschriebenen Angebots keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Das Angebot richtet sich ausschließlich an geschäftliche Nutzer und nicht an Kinder oder Verbraucher.
13. Änderungen dieser Erklärung
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden in der Anwendung, per E-Mail oder auf dieser Seite mit einem neuen Gültigkeitsdatum angekündigt.
14. Datenschutzkontakt
Fragen und Anträge richten Sie an support@ooki.app, postalisch an OOKI LLC, 131 Continental Dr Suite 305, Newark, Delaware 19713, USA, oder an den EU-Vertreter STARS and BRANDS GmbH, Hüttenweg 14, 14195 Berlin, Deutschland, E-Mail: support@ooki.app.